Як правильно спілкуватися з бізнес-партнерами

Якщо ви входите в приміщення, вітайтеся першим — завжди, незалежно від того, жінка ви чи чоловік, топ-менеджер або рядовий співробітник, літня людина або юнак. Якщо в кабінеті у людини, до якого ви прийшли, знаходяться інші люди, обмежтеся загальним поклоном і вітанням. Потім обміняйтеся рукостисканням з тим, хто вас запросив. Вітаючи кого-небудь, не обмежуйтеся лише формальним “Здрастуйте”. Назвіть співрозмовника по імені. Хочемо порекомендувати почитати про этикет делового общения

При знайомстві, коли вас представляють або ви представляєтеся самі, не поспішайте подати руку. Той, кому вас представляють, повинен зробити це першим. Пам’ятайте: згідно з діловим етикетом, на офіційній зустрічі цілувати дамам руку не прийнято (за правилами світського етикету цілують руку лише заміжнім жінкам і лише в приміщенні). Якщо ви сидите, по можливості вставайте при вітанні. При цьому керуйтеся здоровим глуздом. Якщо раптом ви не можете встати (наприклад, через тісноту і незручності), привітайте інших людей сидячи, але вибачитеся:»Вибачте, що я не встаю, тут дещо тісно”. Рекомендуэмо почитати про этикет на сайті.

Як потискати руку
Якщо ви підійшли до групи людей і обмінялися рукостисканнями з однією людиною, потрібно потиснути руки і іншим. Не прийнято обмінюватися рукостисканням через поріг, стіл або над головою людини, що сидить між вами. Не потискайте руку співрозмовнику, тримаючи другу в кишені. Одне з нагальних питань бізнес-етикету: чи потрібно тиснути руку жінці? Відповідь однозначна: так. Жіноче рукостискання нічим не відрізняється від чоловічого. Світський етикет припускає, що жінка перша простягає руку чоловікові. У діловому ж етикеті першим подає руку керівник, навіть якщо підлеглий — жінка.

Рукостискання долонею вгору свідчить, що людина хоче передати контроль співрозмовнику. Коли людина, потискуючи руку партнера, покриває його долоню своєю, він демонструє свою владу і домінування. Якщо вас не влаштовує подібна позиція, накрийте його праву руку своєю лівою. Бізнес-етикет не вітає рукостискання обома руками, оскільки воно призначене для прояву більш близьких відносин з людьми. Більш того, такий жест люди можуть сприйняти як спробу проявити поблажливість або протегувати. Однак не варто забувати про крос-культурні відмінності — наприклад, американці обожнюють цей жест і вважають його доречним в ділових комунікаціях.

Як знайомитися
Якщо навколо вас незнайомі люди, не потрібно соромитися, сміливо представляйтесь самі, не чекайте, поки вас познайомлять. При знайомстві на діловій зустрічі (конференції, прийомі) не варто відразу розповідати про свої досягнення і перераховувати регалії. Досить просто позначити, чим ви займаєтеся і чому потрапили на зустріч або захід.

Важливо вміти не тільки уявляти себе, але і представляти людей один одному. Людина, якій ви уявляєте незнайомої йому людини, згадується першим. Той, кого ви уявляєте, — другим. Знайомлячи рівних за положенням людей, уявляйте того, з ким ви краще знайомі, тому, з ким Ви знайомі гірше. Чоловіка представляють жінці, молодшого за віком або за службовим становищем — старшому.

Коли Вам представляють людину, зосередьтеся на тому, щоб запам’ятати його ім’я, — під час бесіди частіше називайте його по імені. Забувши, як звуть співрозмовника, намагайтеся пом’якшити ситуацію, коректно перепитавши: «Вибачте, я останнім часом став трохи забудькувата, не могли б ви нагадати своє ім’я?»

Якою має бути візитка
Переважно, щоб візитка була витримана в строгому лаконічному стилі. Бізнесменам, які часто працюють з іноземними партнерами, варто надрукувати візитні картки мовою партнерів-в азіатських країнах це особливо вітається. Якщо якась інформація про вас змінилася, потрібно замовити нові візитки: ні в якому разі не виправляйте дані на старих візитках, картка з помарками і поправками — ознака поганого тону. Хорошим тоном для ділової людини вважається наявність візиток на двох мовах — російською та англійською. Не варто робити двомовну візитку.

Якщо ви не застали людину на місці, але хочете засвідчити йому повагу, загніть правий верхній кут у залишеної вами візитки. Передавати свою візитну картку з позначкою через третіх осіб-звичай, поширений в міжнародному діловому спілкуванні.

Як завершити зустріч
Залишаючи незнайомих людей, не обов’язково персонально прощатися з кожним. А якщо ви йдете з багатолюдного прийому раніше за інших гостей, прощайтеся тільки з господарями зустрічі. Інакше ваш догляд може послужити для учасників вечірки сигналом до того, що всім пора по домівках. Якщо розмова триває занадто довго, Запропонуйте співрозмовнику познайомитися з новими людьми, уявіть їх один одному, вибачитеся і відкланяйтеся.

Прощання має бути коротким-наприклад, обмін рукостисканнями, як при зустрічі. Закінчуйте бесіду ввічливо, за допомогою універсальних фраз, наприклад: «було приємно з вами побачитися». Якщо вам необхідно піти зі зустрічі раніше, дочекайтеся паузи в розмові, встаньте і попрощайтеся, висловивши надію на нову зустріч.

Мова тіла
Невербальні комунікації лежать у площині як психології, так і хороших манер: наприклад, розмовляючи з людьми, не потрібно широко розставляти ноги, горбиться і тримати руки в кишенях. Досить міцно утвердилося тлумачення деяких типових жестів. Наприклад, поза ” фігового листа “(долоні зімкнуті таким чином, що руки утворюють перевернуту букву «V») свідчить про сором’язливість і невпевненості в собі. Якщо ж ви робите метушливі рухи, погойдується з боку в бік або торкаєтеся до обличчя чи волосся, то підсилюєте власне нервове напруження і відволікаєте оточуючих. Зайва жестикуляція при розмові не вітається. Жести повинні бути стриманими — співрозмовників може збентежити надмірна експресія.

Проявляйте повагу до особистого простору: дистанція між вами і співрозмовником повинна бути не менше відстані витягнутої руки. Бізнес-спілкування не передбачає розмов впівголоса або пошепки. Не робіть крок вперед, якщо співрозмовник робить крок назад — тим самим він, можливо, несвідомо намагається дати зрозуміти, що ви вторгаєтеся в його особистий простір. Протягом зустрічі не варто дивитися на годинник — оточуючим може здатися, ніби ви тяготитесь спілкуванням і поспішайте піти. Не варто сидіти, поклавши ногу на ногу, особливо в кріслі. Якщо воно глибоке, можна злегка витягнути ноги.

Як провести переговори
Підготовка переговорів складається з опрацювання ділового протоколу, прийнятого в середовищі дипломатів і бізнесменів, і з змістовної частини — питань, які слід обговорити. Запрошувати партнерів на переговори слід не менш ніж за два тижні, щоб вони також змогли підготуватися — це зекономить час та створить умови для ефективної комунікації. Що стосується складу делегації, то на переговорах має бути паритет, тобто рівну кількість учасників з обох сторін і відповідність посад представників з кожної. На зустріч запрошуються тільки ті співробітники, чия присутність дійсно необхідно. Місце проведення переговорів пропонує запрошуюча сторона, але запрошена має право як прийняти, так і відкинути його. Не рекомендується призначати переговори на ранній ранок або пізній вечір.

Коли учасників багато і вони незнайомі, на столі можна розставити картки з прізвищами. Сторони розташовуються один навпроти одного в порядку відповідності посад. Обличчям до дверей сідають представники приймаючої сторони. Між учасниками має бути відстань близько півтора метрів. Першим сідає керівник приймаючої сторони.

Після привітання учасники повинні бути представлені один одному. Також потрібно позначити їх роль і повноваження на переговорах. Першим представляється глава приймаючої сторони, потім глава запрошеної делегації. Після цього вони представляють своїх співробітників: спочатку — приймаючої сторони, потім — запрошеної. Обмін візитками доречний, якщо з кожного боку на зустрічі присутня не більше семи осіб.

Якщо переговори ведуться з іноземною делегацією, необхідно заздалегідь домовитися про мову переговорів і забезпечити технічні засоби для перекладачів. Якщо під час бесіди ведеться запис, слід проінформувати гостей про це. В кінці переговорів запис оформляється і до неї додається затверджений раніше план.

Прийнято, щоб розмову починали гості. Не прийнято перебивати виступаючого. У рідкісних випадках, коли дійсно необхідно щось уточнити по ходу мови, можна вибачитися і задати питання. Ні в якому разі не можна сперечатися з представниками свого боку. Якщо ви хочете щось прояснити між собою, потрібно попросити перерву і вийти для обговорення. На переговорах не місце безапеляційним заявам, викликам, різким оцінками і демонстрації переваги. Якщо ви помічаєте таку поведінку з іншого боку, не варто займати оборонну позицію-краще просто промовчати.

Оптимальна тривалість зустрічі — дві години. Якщо переговори затягуються, необхідна півгодинна перерва на каву. Якщо у вас є подарунки учасникам зустрічі, то вони підносяться після переговорів.

Алкогольні напої під час переговорів не подаються. У рідкісних випадках (наприклад, підписання важливого контракту) в самому кінці переговорів може бути запропоновано шампанське — але це радше символічний жест.

Прийом бізнес-партнерів
Зустрічати гостей в аеропорту повинен відповідний за рангом керівник делегації. Він зазвичай прибуває в супроводі двох-трьох осіб. Керівник приймаючої фірми може не супроводжувати гостей під час всіх поїздок. Існує негласне правило (не категорична, але бажане) — якщо гість приїжджає з дружиною, то і приймає керівник приїжджає на зустріч у супроводі дружини. Першим представляється глава приймаючої сторони. Потім він представляє дружину, після цього співробітників (в порядку убування посад).